Privatlivspolitik for Silkeborg KFUM Fodbold/Idrætsforening
Dato for oprettelse af privatlivspolitikken: 08.05.2018
Silkeborg KFUM´s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennem-sigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og sletter dine oplysninger når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Silkeborg KFUM er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overens-stemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger på dataansvarlig:
- Kontaktpersoner : Michael Duun Sørensen / Ernst Beck
- Adresser : Saxogade 4 E, 8600 Silkeborg / Bygvænget 6, 8600 Silkeborg
- CVR-nr. : 69 47 77 55 / 69 47 77 55
- Telefonnummer : 30 92 21 94 / 29 45 32 43
- Mail : duun24@hotmail.com / ernst0403@gmail.com
- Website : silkeborgkfum.dk / www.silkeborgkfum.dk
Kontaktoplysninger på databehandler:
- Kontaktperson: Tove Agerholm Christensen
- Adresse : Valmuevej 3, 8600 Silkeborg
- CVR-nr. : 69 47 77 55
- : 60 68 69 47
- Mail : toveac@gmail.com
- Website : silkeborgkfum.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefon-nummer, fødselsdato og e-mailadresse.
- Oplysninger om ledere og trænere
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresser
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nr.
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest – Ved indhentelse af disse anvendes navn, adresse, fødselsdatoer og e-mailadresser gennem klubbens Nem-ID
Ulønnede trænere der modtaget skattefri godtgørelser.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysninger fra dig som medlem. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Idrættens hovedorganisationer, andre klubber, f.eks. oplysninger om klubskifter, manglende kontingentbetaling og karantæner
Foreningens formål med behandling af disse personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovelige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede(legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
- Formålene med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter (fodboldskole og deltagelse i stævner), herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Søge tilskud hos Silkeborg Kommune samt Idrætslige organisationer
Administration af din relation til klubben
- Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.
Administration af din relation til klubben
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime adresser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreg-len, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år også behandles oplysninger om forældre
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
- Anmodninger om medlemstilskud hos Silkeborg Kommune (Kun antal)
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhentes samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn vi informationstjenester, apps og sociale medier, kan børn fra og med er fyldt 13 år selv give samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resul-tater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorgani-sationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysniger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder og/eller træner:
- Medlemmer:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.
- Ulønnede leder og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens-stemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen
Vi har ingen indflydelse på, hvor lang tid DBU´s sytem – Klub Office – opbevarer oplys-ninger på vore medlemmer, ledere og trænere.
Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler oplysnin-ger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst eller på Silkeborg KFUM´s hjemmeside.
Hvis du f.eks. henvender dig med anmodning om at få rettet eller slettet din personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Silkeborg KFUM
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Silkeborg KFUM, Søholt Parkvej 8, 8600 Silkeborg – CVR-NR.: 69 47 77 55
Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 08.05.2018.
| Hvem har ansvaret for databeskyttelse i Silkeborg KFUM | Primært:
Tove Christensen, Valmuevej 3, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 60686947, mail: toveac@gmail.com Sekundært: Michael Duun Sørensen, Saxogade 4 E, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 30922194, mail: duun24@hotmail.com Ernst Beck, Bygvænget 6, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 29453243, mail: ernst0403@gmail.com
|
| Hvad er formålet med behandlingen | Indhentelse af børneattester
Udbetaling af godtgørelsen
|
| Hvilke personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, behandler foreningen | CPR-nummer
Børneattester Ulønnede trænere
|
| Hvem behandler foreningen oplysninger om | Medlemmer
Ledere Trænere
|
| Hvem videregives oplysninger til | Ved indhentning af børneattester videregives CPR-nummer til Politiet
|
| Hvornår sletter vi i foreningen personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse | CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateri-ale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
Børneattestoplysninger opbevares så længe personen fungerer i sit virke.
|
| Hvordan opbevarer vi de personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse | Vi opbevarer CPR-numre samt børneattester på foreningens computer, som er låst inde og beskyttet af password som kun Tove Christensen kender. Der opbevares endvidere på e-boks, hvor der kun er tilgang med klubbens Nem-ID |
| Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden | Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysning bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
|
| Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-system | Der anvendes kode for at logge ind.
Oplysninger gemmes manuelt Systemet bidrager til: At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt er. At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt er. At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.
|
Databehandleraftale
Parterne
Dataansvarlig:
Silkeborg KFUM, Søholt Parkvej 8, 8600 Silkeborg – CVR-nr. 69477755 – Website: www.silkeborgkfum.dk
Databehandler:
Tove Christensen, Valmuevej 3, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 60686947 – mail: toveac@gmail.com
- Aftalens baggrund:
Baggrunden for aftalen er, at databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.
Den dataansvarlige har i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen. Den dataansvarlige har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.
- Behandling efter instruks
Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er indeholdt i denne aftale. Hermed accepterer databehandleren i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondatoforordningen og kun med de formå og på en sådan måde, som fremgår af denne databehandleraftale. Parternes samarbejde er i øvrigt reguleret af en særskilt aftale om system, ydelser og betaling.
Formålene med behandlingen:
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Den dataansvarliges medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i den dataansvarliges idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser medlemmet har bestilt
Administration af medlemmets relation til den dataansvarlige
- Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere
Håndtering af træneres og ledernes hverv og pligter hos den dataansvarlige
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovekrav
Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af ledernes og trænernes relation til den dataansvarlige
- Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
Medlemmer
Ledere
Trænere
- Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger
Databehandleren behandler både almindelig oplysninger og de typer af oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger m.v.), og skal behandle alle personoplysninger strengt fortroligt. Databehandleren har alene ret til at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål.
Databehandleren skal behandle følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger.
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og e-mailadresser
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til den dataansvarlige og bankkontonummer
Personoplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
- Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger
Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.
Databehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.
Databehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over den registrerede. Dette indebærer bl.a. at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.
Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til databehandlerens fysiske lokaler og kan også afkræve en årlig revisionserklæring.
- Brug af underdatabehandlere
Databehandleren kan alene antage en underdatabehandler ved at indhente et forudgående skriftligt samtykke fra den dataansvarlige.
- Varigheden af behandlingen
Denne aftale gælder så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v.. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.