Privatlivspolitik for Silkeborg KFUM Fodbold/Idrætsforening
Dato for oprettelse af privatlivspolitikken: 08.05.2018

Silkeborg KFUM´s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennem-sigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og sletter dine oplysninger når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Silkeborg KFUM er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overens-stemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger på dataansvarlig:

  • Kontaktpersoner : Michael Duun Sørensen / Ernst Beck
  • Adresser : Saxogade 4 E, 8600 Silkeborg / Bygvænget 6, 8600  Silkeborg
  • CVR-nr. : 69 47 77 55                                      / 69 47 77 55
  • Telefonnummer : 30 92 21 94                                      / 29 45 32 43
  • Mail : duun24@hotmail.com              / ernst0403@gmail.com
  • Website : silkeborgkfum.dk            / www.silkeborgkfum.dk

Kontaktoplysninger på databehandler:

  • Kontaktperson: Tove Agerholm Christensen
  • Adresse : Valmuevej 3, 8600  Silkeborg
  • CVR-nr. : 69 47 77 55
  • : 60 68 69 47
  • Mail : toveac@gmail.com
  • Website : silkeborgkfum.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger

Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefon-nummer, fødselsdato og e-mailadresse.

  1. Oplysninger om ledere og trænere

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresser

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nr.

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest – Ved indhentelse af disse anvendes navn, adresse, fødselsdatoer og e-mailadresser gennem klubbens Nem-ID

Ulønnede trænere der modtaget skattefri godtgørelser.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysninger fra dig som medlem. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Idrættens hovedorganisationer, andre klubber, f.eks. oplysninger om klubskifter, manglende kontingentbetaling og karantæner

Foreningens formål med behandling af disse personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovelige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede(legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formålene med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter (fodboldskole og deltagelse i stævner), herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Søge tilskud hos Silkeborg Kommune samt Idrætslige organisationer

Administration af din relation til klubben

  • Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.

Administration af din relation til klubben

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime adresser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreg-len, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år også behandles oplysninger om forældre
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Anmodninger om medlemstilskud hos Silkeborg Kommune (Kun antal)

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhentes samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn vi informationstjenester, apps og sociale medier, kan børn fra og med er fyldt 13 år selv give samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resul-tater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorgani-sationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 Opbevaring og sletning af dine personoplysniger

 Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder og/eller træner:

  • Medlemmer:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.

  • Ulønnede leder og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens-stemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplys-ninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen

Vi har ingen indflydelse på, hvor lang tid DBU´s sytem – Klub Office – opbevarer oplys-ninger på vore medlemmer, ledere og trænere.

Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.  

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler oplysnin-ger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst eller på Silkeborg KFUM´s hjemmeside.

Hvis du f.eks. henvender dig med anmodning om at få rettet eller slettet din personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Silkeborg KFUM

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Silkeborg KFUM, Søholt Parkvej 8, 8600 Silkeborg – CVR-NR.: 69 47 77 55

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 08.05.2018.

Hvem har ansvaret for databeskyttelse i Silkeborg KFUM Primært:

Tove Christensen, Valmuevej 3, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 60686947, mail: toveac@gmail.com

Sekundært:

Michael Duun Sørensen, Saxogade 4 E, 8600  Silkeborg, tlf. nr. 30922194, mail: duun24@hotmail.com

Ernst Beck, Bygvænget 6, 8600  Silkeborg, tlf. nr. 29453243, mail: ernst0403@gmail.com

 

Hvad er formålet med behandlingen Indhentelse af børneattester

Udbetaling af godtgørelsen

 

Hvilke personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, behandler foreningen CPR-nummer

Børneattester

Ulønnede trænere

 

Hvem behandler foreningen oplysninger om Medlemmer

Ledere

Trænere

 

Hvem videregives oplysninger til Ved indhentning af børneattester videregives CPR-nummer til Politiet

 

Hvornår sletter vi i foreningen personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateri-ale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.

Børneattestoplysninger opbevares så længe personen fungerer i sit virke.

 

Hvordan opbevarer vi de personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse Vi opbevarer CPR-numre samt børneattester på foreningens computer, som er låst inde og beskyttet af password som kun Tove Christensen kender. Der opbevares endvidere på e-boks, hvor der kun er tilgang med klubbens Nem-ID
Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysning bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation  og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

 

Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-system Der anvendes kode for at logge ind.

Oplysninger gemmes manuelt

Systemet bidrager til:

At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt er.

At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt er.

At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

 

Databehandleraftale

Parterne

Dataansvarlig:

Silkeborg KFUM, Søholt Parkvej 8, 8600 Silkeborg – CVR-nr. 69477755 – Website: www.silkeborgkfum.dk

Databehandler:

Tove Christensen, Valmuevej 3, 8600 Silkeborg, tlf. nr. 60686947 – mail: toveac@gmail.com

  1. Aftalens baggrund:

Baggrunden for aftalen er, at databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Aftalen fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.

Den dataansvarlige har i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen. Den dataansvarlige har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres.

  1. Behandling efter instruks

Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er indeholdt i denne aftale. Hermed accepterer databehandleren i enhver henseende at behandle personoplysninger i overensstemmelse med persondatoforordningen og kun med de formå og på en sådan måde, som fremgår af denne databehandleraftale. Parternes samarbejde er i øvrigt reguleret af en særskilt aftale om system, ydelser og betaling.

Formålene med behandlingen:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Den dataansvarliges medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i den dataansvarliges idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Levering af varer og ydelser medlemmet har bestilt

Administration af medlemmets relation til den dataansvarlige

  1. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere

Håndtering af træneres og ledernes hverv og pligter hos den dataansvarlige

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovekrav

Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af ledernes og trænernes relation til den dataansvarlige

  • Kategorier af registrerede

Der  behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

Medlemmer

Ledere

Trænere

  • Genstanden for behandlingen og typen af oplysninger

Databehandleren behandler både almindelig oplysninger og de typer af oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger m.v.), og skal behandle alle personoplysninger strengt fortroligt. Databehandleren har alene ret til at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål.

Databehandleren skal behandle følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger.

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer

Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og e-mailadresser

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til den dataansvarlige og bankkontonummer

Personoplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

  • Etablering af passende sikkerhedsforanstaltninger

Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen og lovgivningen i øvrigt.

Databehandleren må til varetagelse af sine opgaver i henhold til denne aftale alene benytte personer der er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.

Databehandleren skal overordnet set bistå den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser over den registrerede. Dette indebærer bl.a. at databehandleren på den dataansvarliges anmodning skal give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet samt sikre, at der kan ske rettidig anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet.

Den dataansvarlige har ret til at kræve adgang til databehandlerens fysiske lokaler og kan også afkræve en årlig revisionserklæring.

  1. Brug af underdatabehandlere

Databehandleren kan alene antage en underdatabehandler ved at indhente et forudgående skriftligt samtykke fra den dataansvarlige.

  1. Varigheden af behandlingen

Denne aftale gælder så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige i henhold til parternes særskilte aftale om system, ydelser, betaling m.v.. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning og efter dennes valg slette eller tilbagelevere de behandlede personoplysninger ved den nævnte aftales ophør.